Хранение документов в бумажном и цифровом виде — сложная многоплановая задача. У каждой действующей организации документооборот является многогранным. Обычно сложно быстро отыскать требуемую информацию. Если «умный» компьютер предложит графу поиска, то нужный бумажный документ найти затруднительно. Особенно, если с бумагами работает несколько сотрудников. Эксперты в области делопроизводства предлагают несколько рациональных решений, которые существенно облегчат жизнь многим предпринимателям.
Упорядочиваем и систематизируем
Для этого стоит приобрести разнокалиберные папки, сегрегаторы (канцелярские конструкции с кольцевым механизмом, рычагом). И несколько упаковок файлов.
- Определите основные критерии разделения документации. Это может быть деление по годам, месяцам, датам. По виду выполняемых операций. По покупателям, поставщикам, посредникам.
- При ведении разноплановой деятельности стоит иметь под рукой отдельно планы или графики, предполагаемые финансовые затраты и реальные, входящие/исходящие бумаги, договора и акты по выполненным работам, отчеты по разным видам деятельности и тому подобное.
Каждый сегрегатор/папку стоит промаркировать, выставить в доступном месте. Тогда на любой вопрос налоговой можно ответить быстро, доказательно.
Если с документами и инстанциями взаимодействует группа сотрудников, то разумным шагом станет создание своеобразного реестра: каждая папка нумеруется, максимально развернуто называется, вносится в список, который находится в доступном месте. Например, №2 — «Товаротранспортные накладные» или «Платежные ведомости».
Чтобы не запутаться, не откладывайте систематизацию «на потом». Сразу после получения бумаг определяйте их в соответствующую папку. При невозможности такого ведения дел выделите время в конце каждой недели или месяца. Тогда ваша документация будет в полном порядке.
Если поток велик или нескольким работника трудно сориентироваться, заведите правило: в начале папки закрепите лист для внесения реквизитов документов: здесь каждый сотрудник укажет название, номер и дату договора, вкладываемого в сегрегатор.
Правила и лайфаки
Все документы, имеющие отношение к бухгалтерскому учету, хранятся 5 лет. Все просто: в 1 квартале (2019г.) текущего года учитывается счет-фактура за 4 квартал предыдущего (2018г.)? Значит, ее нужно оставить в архиве до 2024 года.
Для каждого сотрудника должно быть заведено отдельное личное дело с подшитыми копиями дипломов, паспортов, ИНН, трудовых договоров, всех заявлений на отпуск, больничных, приказов о поощрении/наказании, отправлении в командировку, обязательно наличие приказов о приеме на работу и увольнении. Эти документы, трудовые книжки и журнал их учета должны храниться в сейфе. Срок хранения — 50 лет.
Бухотчетность хранится пока существует учреждение. А такие документы, как учетная политика — 5 лет по окончании года, договора — 5 лет после окончания срока действия.
Порядок в документации и грамотное бухгалтерское сопровождение — возможность прозрачно и без субъективных затруднений вести бизнес. Вероятность оплаты лишних налогов или выплаты необоснованных штрафов сводится к нулю.
